Venue: Pertimbangan dalam Memilih Tempat

Berdasarkan pengalaman memilih venue kemarin, kami mau berbagi empat hal  penting yang perlu dipertimbangkan, yaitu:

1. Lokasi

Jauh dekatnya lokasi dari pusat kota sangat mempengaruhi harga gedung.  Semakin dekat lokasi dengan pusat kota maka pastinya harganya semakin mahal.  Pertimbangkan tamu-tamu undangan sebagian besar berasal darimana.  Kan kasihan juga jika para tamu harus menempuh jarak yang sangat jauh, bermacet-macetan dan apalagi berbanjir ria (jika musim hujan).  Hal ini juga untuk mengantisipasi tamu undangan yang mengurungkan niat untuk hadir karena lokasi acara yang jauh. 

2. Kapasitas

Hal yang satu ini juga menentukan harga.  Semakin besar ruangan makan harganya pun akan semakin mahal.  Untuk itu sebelum memilih venue, sebaiknya menentukan terlebih dahulu berapa orang yang akan diundang.  Tetapi kalo kami, karena keterbatasan budget dan inginnya di tengah kota maka jumlah undangan yang terpaksa harus menyesuaikan :(

3. Fasilitas

Sebelum memilih gedung, pertimbangkan kira-kira fasilitas apa saja yang dibutuhkan dan apakah fasilitas tersebut sudah termasuk dalam harga gedung.  Karena jika belum termasuk kan harus nambah lagi dan bisa-bisa gedung yang kelihatannya murah ternyata jadi mahal.  Misalnya untuk Gedung Granadi, dari baca beberapa blogs untuk tahun-tahun sebelumnya harga sewa tidak termasuk ruang rias.  Padahal ruangan yang satu ini pasti dibutuhkan kan.  Dan untuk di Granadi, harga sewa gedung belum termasuk karpet jalan.  Jadi harus nambah lagi, sedangkan di gedung lain biasanya sudah termasuk dalam harga sewa.

4. Charges

Ini dia yang sering kali tidak dipertimbangkan ketika memilih gedung.  Padahal besaran charges ini sangat mempengaruhi biaya keseluruhan yang akan dikeluarkan.  Charges yang paling besar adalah charge catering.  Semakin besar gedung maka charge catering-nya akan semakin mahal.  Misalkan untuk menu buffet dari catering yang sama di Granadi mulai dari IDR 80000 sedangkan untuk di gedung yang lebih kecil atau berada lebih jauh dari pusat kota harganya mulai dari IDR 50000.  Lumayan kan bedanya? Untuk memperoleh gambaran mengenai harga catering di beberapa gedung di Jakara bisa cek di website-nya Kiki Catering: http://simulasi.kikicatering.co.id/venuePreview.php 

Selain charge catering, yang perlu dipertimbangkan juga adalah besaran charge dekorasi dan dokumentasi.  Biasanya cuma dikenakan ke vendor non-rekanan.  Tetapi lebih baik ditanya dahulu berapa besarannya sebelum memutuskan pilihan.  Selain itu juga ada tambahan biaya untuk mengurus izin ke kepolisian.  Untuk Granadi harga sewa sudah termasuk biaya ini.  Namun, di gedung-gedung lain ada yang belum termasuk dan biasanya nambah sekitar IDR 400000.